PROGRAMA 5S: Da indústria à escola

Manutenção do programa como processo de melhoria continua.

Os programas de Qualidade Total (QT) basicamente tiveram sua ascensão no Brasil por volta dos anos 90, provavelmente pelo crescimento da nova “onda” denominada de globalização, quando grandes empresas viram no movimento rumo à qualidade (que vem desde o Japão pós – guerra) um caminho para melhoria dentro das organizações.

Por volta da segunda metade desta mesma década o movimento ganhou uma maior expansão no país com a adesão das pequenas e médias empresas que introduziram – se a, então, nova vertente de gestão. Isso foi acontecendo por meio de programas de simples aplicação e baixo custo, com potencial – também – para este tipo de empreendimento. Um destes programas – e por que não dizer o primeiro – foi o Programa 5S. Que passou a oferecer – na época – possibilidade às pequenas e médias, de embarcarem nas trilhas rumo a Qualidade Total.

Neste novo cenário que se desenhava em meio às organizações – já no nível do mercado mundial – muitas adotaram a QT como estratégia empresarial. Desde então esta instituições – aquelas que realmente absorveram as ideias – vêm constantemente buscando melhorar seus produtos e serviços e consequentemente sua relação com clientes e/ou a sociedade.

Mas no entorno de todos os programas para melhoria oferecida hoje, ao mercado, poderíamos considerar como a própria “manutenção” do 5S uma melhoria. Quando nos referimos a manutenção, referimos – nos a uma medida – uma renovação ou reciclagem. Que mesmo diante da simplicidade, possa vim a ser uma estratégia para manter a base alicerça a qualidade.

Diante do exposto pergunta - se: (1) Como renovar algo que já foi implantando e que seja tal simples como o 5S? Ou, indo além. (2) Qual a importância, ou seja, por que a necessidade de reciclar?

Vamos seguir uma ordem inversa, para discutir sobre!

O porquê de uma reciclagem deste programa se justifica de maneira diversa, variando de maneira particular de cada instituição que se submeta a tal processo de melhoria, ou seja:

• de como estar estruturada a organização: se é grande, media ou pequena;
• de como se apresenta quanto a rotatividade de colaboradores;
• do grau de envolvimento com seus clientes e a sociedade;
• do grau de inovações em seus produtos e serviços, dentre outros mais, onde individualmente e de maneira particular cada empresa têm sua característica que justifica a renovação de conceitos e revisão de práticas.

Porém, todos os pontos – seja quais forem – estarão correlacionados a processos, projetos e pessoas, cujas bases estão “subordinadas” a conformidade e não conformidade, que são observadas, analisadas e discutidas para se utilizarem como fundamento para julgarem o mérito da qualidade. E neste contexto muito vai se “esquecendo” do por que fazem algo daquela forma como fazem. Afastando – se do objetivo pelo qual fazem tudo. As atividades – pouco a pouco – vão se tornando mecânicas (algo do tipo: “já faço isso assim há anos!” ou “eu aprendi desta maneira!”) e repetitiva e acabam por ser uma simples operação de juntar peças, sem nenhum objetivo/conceito, podendo deste modo levar para longe do foco ao qual se propôs. Longe da excelência, algo sem eficiência ou eficácia, ou mesmo nenhum. Isto muitas vezes ocorre devido a certo distanciamento de conceitos, principalmente, àqueles básicos, pregados em cada senso. Costumeiramente estes afastamentos ocorrem pela própria rotina de processos de produção e/ou outras mais.

O que nos direciona para o primeiro questionamento o de como trabalhar este reestruturação/renovação no 5S!

O 5S passa por todo um processo – em sua implantação – a ser seguido desde a conscientização aos encaminhamentos feitos S por S, sendo que tudo acontece dentro do corpo organizacional e seus processos produtivos.

Toda esta metodologia é desenvolvida, independente do tipo de organização, onde o processo para se implantar o programa é, todavia o mesmo, o que deve – se  (impreterivelmente) modificar é a abordagem dada na aplicação. Afinal não se pode agir, por exemplo, da mesma maneira que se atua em uma empresa de 08 colaboradores de forma igual que em uma de 250 ou mesmo 1500.

Em uma “reciclagem” do programa 5S, a sequência de tarefas seguidas na implantação não deve representa o foco da manutenção, ou seja, não podemos tratar como se fossemos seguir a mesma metodologia já realizada outrora, mesmo por que não iria atingir o escopo que se pretende.

Na renovação, busca – se abordar os conceitos de cada S, sim! No entanto dando uma nova “roupagem” com prática direta e concreta. Onde para cada definição básica de cada senso seja colocada em ação – pelas partes envolvidas – dentro do processo (de forma sistêmica), independente de ser um colaborador veterano ou não, pois teoricamente, certa parcela destes – em sua maioria – já possui o conhecimento do programa na empresa, adquirido outrora. Ainda, assim, mesmo que haja certo grau de rotatividade, àqueles que não detinham fundamentação poderão introduzir – se por de maneira teoria e pratica, sendo que para isto os que estão revendo sobre a filosofia 5S, deverão ser preparados como disseminadores. O que de certo modo irá proporcionar a este certo grau de satisfação profissional e pessoal.

A perceptível que tais abordagens – já comentado anteriormente – sofrerão variações, por exemplo, se pegarmos as características dos objetivos em uma indústria qualquer e compararmos com os de uma escola (já que o 5S absorveu o setor de serviços).

A indústria possui processos que visam à produção de certo produto, pelo menos enquanto o produto durar no mercado – o que pode ser por tempo indeterminado – que possuem várias vertentes que determinam sua existência. Ela ainda possui um número de colaboradores que irá propiciar a este produto – mediante processos padronizados – a qualidade exigida, e isto o farão enquanto sua permanência na empresa que ainda assim, se estes se forem o produto tem um padrão previsível que será adotado por outro e assim por diante.

Por outro lado, vamos para uma escola para observar. A escola tem seus processos pedagógicos, sua estrutura, seu pessoal, suas metodologias onde decidem passar por uma capacitação quanto ao 5S como forma de melhorar estes processos na instituição. No entanto, existe uma variável significativa que a escola terá que trabalhar com mais frequência – diferente do produto da indústria – que é seu corpo discente, que não são produtos (no máximo “frutos” em transformação dentro de um sistema) mais pessoas. Pessoas estas que não são oriundas de um processo de produção, como um produto, mas são parte do processo de transformação dentro da escola e que deverão – assim como os colaboradores – serem capacitados como disseminadores. Um dos grandes desafios neste caso, a representativa quantidade.

Desta maneira teremos em cada organização uma estratégia para aplicação de manutenção do 5S ou mesmo como este será trabalhado. No entanto deve – se ter em mente que toda a preocupação com novas e velhas abordagens no que se refere ao 5S como qualquer outro programa de qualidade, somente avança dentro de uma organização se houver o envolvimento daqueles que formam o núcleo gestor da empresa, seja qual for à formação produtiva e social em que ela se enquadre. Este núcleo e gestores devem ter em mente que àquele que tem poder de decidir deve ter a visão de que a QT só existirá se abranger todas as estâncias da empresa. E de que para isso precisam do envolvimento de todos que compõem o organograma, e que estes possam com a implantação ou mesmo a renovação de conceitos enraizarem a ideia que esta sendo trabalhada.